Politique de confidentialité
Notre engagement envers la confidentialité de vos données.
En nous confiant vos données personnelles, nous construisons ensemble une relation de confiance car nous voulons nous en montrer dignes.
Vos données personnelles sont donc notre priorité absolue.
XN Financial® (ci-après dénommé “XN Financial”), comprend les entités suivantes : XN Financial Services Inc, XN Financial Services (Canada) Inc, et est exploité pour votre utilisation et votre information personnelles. XN Financial s'efforce de protéger vos données personnelles et nous nous sommes engagés à assurer le meilleur niveau de sécurité et de confidentialité, notamment en conformité avec le General Data Protection Regulation No. 2016/679 (the “GDPR”) et avec les lois canadiennes sur la protection de la vie privée applicables (tous ensemble, les " Règlements sur la protection des données ").
Notre politique de traitement des données personnelles est basée sur les six principes suivants :
- Légalité du traitement:la collecte et le traitement des données personnelles sont légitimes et fondés sur une base juridique identifiée en fonction de l'objectif (ou de la finalité) et du contexte dans lequel elles sont traitées.
- Finalité du traitement : nous n'utilisons pas vos données personnelles à d'autres fins. Nous collectons vos données personnelles strictement pour les objectifs définis.
- Période de conservation des données personnelles:nous établissons une période limitée de conservation de vos données personnelles, conformément aux finalités et à la licéité du traitement.
- Sécurité et confidentialité : Nous nous efforçons de protéger et de sécuriser vos données personnelles. Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour assurer un niveau de sécurité approprié au risque entre le responsable du traitement et le sous-traitant. Pour évaluer le niveau de sécurité approprié, nous tenons compte des risques de chaque type de traitement (données sensibles, finalité du traitement).
- Transparence : Lorsque nous collectons vos données personnelles, nous vous indiquerons comment nous comptons les utiliser et si nous devons les partager avec d'autres parties.
- Droits des personnes : Vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation de vos données personnelles et, le cas échéant, le droit de les corriger. Le cas échéant, vous pouvez demander l'effacement, la portabilité, la limitation du traitement ou vous opposer à ce traitement.
Vous trouverez nos obligations et vos droits dans les conditions générales d'utilisation de notre site web ainsi que dans la politique de confidentialité.
Ces documents expliquent comment nous traitons, notamment, collectons, utilisons et conservons vos données personnelles.
Dernière mise à jour : Octobre 2020
La présente politique de confidentialité de XN Financial a pour but de vous informer sur la collecte, le traitement et l'utilisation de vos données personnelles, ainsi que sur les droits dont vous disposez dans le cadre de l'utilisation des sites Web et des plateformes en ligne, de la souscription et de la gestion des polices d'assurance conçues, distribuées et/ou gérées par XN Financial.
XN Financial se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité en tout temps, en raison de changements apportés à ses sites Web et à ses plateformes en ligne, de changements de configuration, de changements au sein de XN Financial ou de changements réglementaires, ou pour toute autre raison légitime.
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique de confidentialité, les termes suivants – en majuscules ou non – auront les significations suivantes :
Assuré : la personne physique à qui les couvertures d'une police d'assurance s'applique (que ladite personne soit souscripteur ou non), ladite police étant conçue, distribuée et/ou gérée par XN Financial.
Données ou Données Personnelles : désigne toute information relative à une Personne Concernée.
Personne Concernée : désigne une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable », c'est-à-dire une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
Espace Personnalisé : désigne un espace sur un Site accessible aux Assurés dans les conditions prévues aux Conditions Générales d'Utilisation du Site et au moyen d'un identifiant et d'un mot de passe.
Titulaire : désigne la personne physique ou personne morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des Données Personnelles.
Services : désigne les services XN Financial pour les courtiers et les entreprises ainsi que le Site.
Site : désigne le site Internet de XN Financial accessible à l'adresse https://xn.com et les plateformes en ligne, y compris les espaces publics accessibles à tous les Utilisateurs, et les Espaces Personnalisés à travers lesquels XN Financial fournit des services aux Assurés dans le cadre de l'assurance politiques conçues, gérées et/ou distribuées par XN Financial. Les Sites, y compris les Espaces Personnalisés, sont soumis aux Conditions Générales d'Utilisation (CGU) que la présente Politique de Confidentialité complète.
Traitementou Traitement : désigne toute opération ou ensemble d'opérations réalisées à l'aide de procédés automatisés ou non, appliqués à des données personnelles ou à des ensembles de données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation , ou divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, alignement ou combinaison, restriction, effacement ou destruction.
Utilisateur : désigne toute personne physique qui accède à un Site, même sans se connecter dans et ayant accès à un Espace Personnalisé.
2. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
2.1 Identification et coordonnées du responsable du traitement
Les données personnelles sont collectées et traitées par :
XN Worldwide Insurance (Montréal-Canada)
2310-600 Boul. De Maisonneuve Ouest
Montréal, QC, Canada H3A 3J2
2.2 Coordonnées du responsable de la confidentialité
XN Financial a nommé un responsable de la confidentialité qui peut être contacté à :
Responsable de la confidentialité
XN Worldwide Insurance
2310-600 De Maisonneuve Blvd. Ouest
Montréal, QC, Canada H3A 3J2
2.3 Méthodes de collecte
Vos Données sont collectées directement par XN Financial lorsque vous saisissez vos Données dans les formulaires de contact, questionnaires et autres moyens mis à votre disposition dans le cadre de l'utilisation des services du Site (recrutement, demande de rappel gratuit, demande de devis, Espace Personnalisé, etc. .), ou dans le cadre d'un formulaire d'adhésion ou de souscription à l'un de nos services et/ou produits.
Vos Données peuvent également être collectées indirectement lors de votre navigation sur le Site (par exemple via des cookies), ou par d'autres sociétés du Groupe Henner, ou susceptibles d'être cédés par des assureurs, des sociétés clientes ou nos courtiers partenaires dans le cadre de l'exécution de polices d'assurances, et pour les besoins de l'utilisation des services d'Espaces Personnalisés, ou par des cabinets de recrutement dans le cadre d'une procédure de recrutement.
Dans le cadre de la collecte, sont traitées les Données suivantes :
- Données d'identité (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email , date de naissance, pays d'origine, etc.) ;
- Numéro d'assurance sociale r pour les produits qui génèrent des revenus de placement, afin de se conformer aux exigences de déclaration des revenus de l'autorité fiscale responsable. La fourniture de votre numéro d'assurance sociale est facultative et ne sera utilisée qu'à des fins de vérification pour assurer la confidentialité de votre compte et permettra à XN Financial de séparer vos informations de celles d'autres clients portant un nom similaire.
- Données relatives à situation familiale, économique, patrimoniale ou financière, vie personnelle et conditions de vie, ayant un lien avec la relation commerciale (état civil, état civil, informations sur le conjoint et les enfants, etc.) ;
- Données relatives à la vie professionnelle et de la vie non professionnelle, ayant un lien avec la relation commerciale (profession et domaine professionnel, informations sur l'employeur, site Internet, nom de l'ancien assureur et de l'ancienne police d'assurance, informations sur les biens mobiliers tels que véhicules ou objets, type de police souhaitée, pays d'expatriation/détachement, affiliation à une caisse d'assurance maladie, régime de prévoyance, souhaits/préférences concernant une police d'assurance, etc.) ;
- Données de santé (info informations sur les hospitalisations, sur les besoins en appareils optiques, soins dentaires, sur les traitements programmés, etc.) ;
- Données de suivi de la relation commerciale (données relatives à l'organisation et au déroulement des concours ou tirages au sort, et quelle que soit opération promotionnelle, actions de fidélisation, prospection, études, sondages, tests de produits, données sur les contributions d'une personne, commentaires, explications sur la manière dont l'Utilisateur a connu Henner, motifs d'une demande de contact, etc.) ;
- Données de localisation et de connexion ;
- Données relatives au sélection de personnes (parcours professionnel, offre d'emploi recherchée, etc.), notamment pour s'inscrire sur la liste des courtiers désignés : nom et prénom, société de courtage, email, numéro de téléphone, ville, état/province et toute autre information que la Personne Concernée pourrait donner ;
- Données relatives à la détermination et à l'évaluation gestion des risques et de la gestion des sinistres et des prestations ;
- Le cas échéant, Données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures conservatoires concernant l'Assuré, les personnes concernées ou les adhérents à un contrat.
< li>Données relatives à l'accès à l'Espace Personnalisé : données d'inscription telles que code d'accès et données d'accès telles que nom d'utilisateur et mot de passe ;
2.4 Finalités et base juridique du traitement des données
Vos données personnelles sont traitées par XN Financial aux fins légales suivantes et sur les bases légales suivantes.
| Provide the Services, which includes providing with the services such as investigation or handling claims, products, and functionality offered through our Services and fulfilling your requests. | Performance of a contract |
| Authenticate your account credentials and identify you, as necessary to log you into the Services and ensure the security of your account. | Performance of a contract |
| Communicate with you about your account or use of our Services, products, and/or functionality. | Consent |
| Management of access, security, maintainability, evolutions and audiences of sites and platforms accessible online (Google Analytics) | XN Financial’s legitimate interest in ensuring the availability and proper functioning of its Sites, the improvement of its Services as well as the promotion of its businesses through its Sites. |
| Recruitment Management | XN Financial’s legitimate interest in recruiting people for the purposes of its business. |
| The conclusion, management (including commercial) and fulfillment of Insured Parties’ insurance policies | Performance of a contract |
| Commercial prospection (including commercial prospecting and loyalty actions, development of sales statistics, contact requests, information or estimate requests, rights management or management of Users’ and Insured Parties’ opinions about products, services or content, etc.) | Consent |
| Protect against, investigate, and deter fraudulent, unauthorized, or illegal activity. | Legal obligations and XN Financial’s legitimate interest in being able to protect itself against fraud. |
| Comply with our policies, procedures and legal obligations, including complying with law enforcement or government authority requests, addressing litigation-related issues, and exercising rights or obligations conferred by law. | Legal obligation |
| As otherwise consented to by you for a new purpose, notably regarding sensitive information and as required or permitted by applicable law. | Consent or legal obligation. |
The processing of Data pertaining to offenses, convictions or precautionary measures:
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2.5 Caractère obligatoire/facultatif de la collecte
XN Financial vous informe lorsque la fourniture d'une information est obligatoire (y compris lorsqu'elle est due à une obligation légale, réglementaire ou contractuelle, ou simplement pour traiter votre demande ou vous répondre). Si vous ne fournissez pas ces informations dites "obligatoires", XN Financial peut ne pas être en mesure de répondre à la demande ou au formulaire en question ou de fournir les Services.
Les champs d'un formulaire qui ne sont pas spécifiés comme obligatoires sont laissés à votre discrétion. C'est à vous de choisir de les remplir ou non.
2.6 Destinataire des données/Transfert des données
Vos Données sont principalement destinées à XN Financial, mais peuvent également être transférées, pour les besoins de la fourniture des Services, aux partenaires d'assurance et de réassurance de XN Financial, aux réseaux de santé de XN Financial et aux sociétés du Groupe Henner.
< p>Certaines sociétés du Groupe Henner peuvent être implantées dans des pays tiers* hors Espace Economique Européen et Canada.
*Liste à l'heure actuelle : Tunisie, Suisse, Malaisie, Hong Kong , Kenya, Côte d'Ivoire, Singapour, Emirats Arabes Unis et USA.
Dans ce cadre, pour garantir un niveau de protection adéquat de vos Données Personnelles, les transferts sont encadrés par des règles internes (Binding Règles d'entreprise, ou BCR) validées par la CNIL conformément au RGPD.
Dans le cadre du Traitement, XN Financial peut également transférer vos Données à des prestataires, agents et fournisseurs, qui peuvent être situés en dehors du Espace Economique Européen ou Canada, pour réaliser des opérations internes du Site, ou pour toute opération relative aux activités de XN Financial, aux fins spécifiées à l'article 2.4 des présentes, et uniquement dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées. Ces prestataires, agents et fournisseurs sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos Données, et de mettre en œuvre les mesures appropriées. Si les données personnelles se trouvent en dehors de votre pays, elles sont soumises aux lois du pays dans lequel elles se trouvent et peuvent être divulguées aux gouvernements, tribunaux ou organismes d'application de la loi ou de réglementation de cet autre pays et conformément aux lois de cet autre pays. . Cependant, nos pratiques concernant vos informations personnelles seront à tout moment régies par la présente politique ainsi que par des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.
XN Financial peut également transférer vos données si une telle divulgation est requise par la loi. , une disposition réglementaire ou une ordonnance d'un tribunal, ou si une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure judiciaire, et répondre à toute plainte ou protéger la sécurité de vos données ou vos droits ou ceux de XN Financial.
Lorsque nous divulguons vos informations personnelles à des prestataires de services, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les règles énoncées dans la présente Politique sont respectées.
En cas de changement de propriétaire, de vente, de fusion, de liquidation, de réorganisation ou d'acquisition de XN Financial, en tout ou en partie, vos informations personnelles peuvent être transférées dans le cadre de la transaction.
2.7 Période de stockage des données
Nous ne conserverons les informations personnelles que le temps raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pertinents énoncés dans la présente politique de confidentialité et afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Si vous souhaitez plus d'informations sur les périodes pendant lesquelles les informations personnelles seront conservées, veuillez nous contacter à privacy@xn.com.
2.8 Vos droits en tant que personne concernée
Dans certaines circonstances et conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous pouvez également bénéficier des droits suivants :
| Right of access | Applies to all | By proving your identity and stating the subject of your request to the addresses below. |
| Right to rectification | In case of inaccurate, outdated or incomplete Data |
Depending on the case:
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| Right to erasure |
Where the GDPR applies, in the following cases:
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Depending on the case:
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| Right of withdrawal of consent | At any time, when the Processing is based on consent from the Concerned Person | By proving your identity and stating the subject of your request to the addresses below |
| Right to object | Where the GDPR applies, unconditional and at any time for Processing pertaining to commercial prospection, including profiling for such purposes |
Depending on the case:
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| Right to object | Excluding cases of commercial prospecting, when the Processing is based on legitimate interest, and provided that XN Financial is not able to demonstrate legitimate and compelling reasons; |
By email or postal mail to the addresses below:
|
| Right to data portability |
When the Processing is:
|
By proving your identity and stating the subject of your request to the addresses below |
| Right to restriction of processing |
In the following cases:
|
By email or postal mail to the addresses below:
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| Contact information for the exercising of rights | privacy@xn.com |
Vous avez également la possibilité de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données compétente.
2.9 Prise de décision automatisée
En cas de non-paiement des primes de l'Assuré, la procédure de suivi, de préavis et de radiation est automatisée.
Ce traitement donnant lieu à une décision individuelle automatisée, vous disposez des éléments suivants droits au titre de la Réglementation Informatique et Libertés applicable :
- Le droit de demander l'intervention d'une personne pour vérifier le Traitement mis en cause et s'assurer de la conformité de la décision appliquée à votre situation ;
- Le droit de contester une décision prise automatiquement par XN Financial systems, en adressant votre demande à votre interlocuteur habituel au sein de votre unité de gestion (UG) ou du service des réclamations XN Financial, aux coordonnées suivantes adresse : privacy@xn.com
2.10 Sécurité et confidentialité des données
Utilisation des informations personnelles par les employés
Certains employés, agents, courtiers et producteurs recevront des informations sur un assuré afin de répondre aux besoins de cet assuré et de fournir à l'assuré des informations concernant des produits spécifiques. Ces personnes sont chargées par XN Financial d'appliquer des normes de diligence strictes dans le traitement des informations personnelles et confidentielles des assurés de XN Financial. L'importance de la protection de vos informations a été transmise aux employés de XN Financial, et ils sont tenus de respecter des politiques et procédures strictes relatives à la protection de vos informations. Des garanties électroniques, physiques et procédurales ont été mises en place afin de protéger efficacement vos informations. Les employés, agents, courtiers et producteurs qui ne se conforment pas aux règles de confidentialité de XN Financial sont passibles de sanctions disciplinaires et/ou contractuelles pouvant aller jusqu'au licenciement.
La politique de XN Financial est de limiter l'accès aux informations client à ceux qui en ont besoin pour répondre aux besoins d'assurance des clients.
Sécurité des données
Dans le cadre de son activité, et conformément à la Réglementation sur la Protection des Données applicable, XN Financial s'engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, la disponibilité, l'intégrité, l'authenticité et la confidentialité de vos Données Personnelles et la résilience de ses systèmes d'information.
En cas de suspicion de risque, de perte de vos identifiants de connexion ou de tout autre événement pouvant entraîner des risques pour les Sites et les Données personnelles, veuillez contacter XN Financial sans délai et, si l'affaire concerne une perte ou la divulgation de vos identifiants de connexion à votre compte et Espace Personnalisé, nous vous conseillons de demander immédiatement un nouveau mot de passe dans votre Espace Personnalisé, dans l'onglet « Changer de Mot de Passe ».
Risque lié à Internet
L'accès à votre compte est sécurisé par le dernier protocole de sécurité Internet, à condition que votre navigateur Web prenne en charge le cryptage 128 bits. Les dernières versions des navigateurs Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox ou Apple Safari proposent toutes cette fonctionnalité. Ces navigateurs vous informent lorsque vous entrez dans un environnement sécurisé.
Bien que tous les efforts soient déployés pour s'assurer que personne d'autre ne verra ou n'obtiendra vos données personnelles, une confidentialité et une sécurité complètes ne sont pas encore possibles sur Internet. L'utilisation et la communication d'Internet sont sujettes à interception, perte et altération. Vous reconnaissez et acceptez que XN Financial ne sera pas responsable des dommages que vous pourriez subir à la suite de la transmission d'informations confidentielles ou sensibles sur Internet, et que toutes ces communications seront à vos risques et périls.
2.11 Protection des informations personnelles des enfants
Nos Services ne sont pas destinés à une personne mineure ("enfants"). Si vous êtes mineur en vertu des lois applicables à votre lieu de résidence, veuillez ne pas nous fournir d'informations personnelles sans le consentement exprès d'un parent ou d'un tuteur.
Nous ne collectons pas volontairement d'informations personnelles auprès de mineurs enfants. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons collecté des informations personnelles d'enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations de nos serveurs.
3. COOKIES ET AUTRES MOYENS DE SUIVI
Le Site peut collecter automatiquement des informations par le biais de cookies ou de moyens de suivi enregistrés sur votre terminal lors de votre consultation du Site. Pour plus d'informations, veuillez cliquer ici.
